La Administración electrónica es cada día una realidad más presente y Vila se encuentra en el grupo de cabeza de las entidades que lideran ese proceso imparable. «El objetivo sigue siendo la Administración sin papel; no estamos ahí aún, pero nos vamos acercando», asegura el teniente de alcalde Alfonso Molina. A día de hoy, a través de la sede electrónica del Ayuntamiento se pueden tramitar íntegramente un total de 80 procedimientos administrativos. Van «desde lo más simple», como sería la emisión del certificado de residente para viajar, a la solicitud para celebrar una boda.
Hay otros 160 proyectos de los que se puede obtener toda la información y las instancias requeridas en la sede electrónica, pero que se deben presentar de forma presencial para su compulsa por el Ayuntamiento (como para tramitar una licencia de obra menor). En otros 130 casos, en la web solo se proporciona información.
Molina matiza que, aunque cada año se van incorporando nuevos procesos a su sede electrónica, «no hay un objetivo concreto» de alcanzar una cifra determinada. Por ejemplo, se aprovecha la revisión de una ordenanza municipal «para repensar un poco el tema para que se puedan incorporar determinadas solicitudes online», con la idea de que el ciudadano «haga las menores visitas posibles al Ayuntamiento».
Registros de entrada disparados
Esto en lo que se refiere a la ventanilla virtual del Ayuntamiento, a la que cada vez recurren más ciudadanos por la facilidad que supone poder iniciar cualquier tramitación desde el ordenador de casa.
Así, si en 2014 se registró la entrada a 21.427 documentos presentados de forma presencial en el Ayuntamiento, tan solo 99 fueron timbrados a través de internet. Un año después, la cifra de registros telemáticos se disparó hasta los 1.426 documentos (un 1.340% más), aunque solo supusieron un 4,3% del total de asuntos registrados (32.613, con un crecimiento del 52% respecto al año anterior).
De puertas adentro, la firma digital ha supuesto un impulso para agilizar la forma en que la Administración gestiona el ingente volumen de documentos que tramita. Y los resultados hablan por sí solos: de 2014 a 2015 se ha pasado de 12.700 expedientes electrónicos a 17.741, un aumento del 40%. En el mismo periodo, se ha pasado de los 40.000 documentos firmados digitalmente a los 90.000 del año pasado, un 125% más.
Molina resalta que estos avances son posibles «por la implicación del personal de la casa, que cree en este proyecto». Y la importancia de este aumento se ve más clara cuando explica qué supone la firma digital, frente a la presencial. «Antes tenía que haber una persona que trasladara físicamente un expediente de un sitio a otro, se lo ponía en la mesa a cada uno de los que debían firmarlo y ello requería un tiempo». La digitalización permite que el documento esté disponible en red y para todos, «cuando un técnico lo pone a la firma, inmediatamente se puede hacer e inmediatamente lo recibe el alcalde». El sistema incluso alerta de los expedientes que requieren la rúbrica de cada técnico, para evitar demoras indebidas. Así se ahorra «el tiempo y el trabajo de las personas que tenían que moverlo. Y papel», añade Molina.
Para implantar la digitalización se han realizado ya 23 jornadas formativas relacionadas con el proceso y este mismo año, 105 personas han asistido a las cuatro acciones de formación para incorporar la facturación electrónica, lo que tiene «como consecuencia final que se reduzca el periodo medio de pago», aclara. Recuerda el teniente de alcalde que el proceso no lo han empezado los actuales gobernantes de la ciudad, sino que arranca «hace dos legislaturas» y, aunque se paralizó en el anterior mandato, «a final de la legislatura se volvió a impulsar», en un esfuerzo sostenido desde entonces.
El actual equipo recoge ese testigo «para que este Ayuntamiento sea puntero», insiste Molina, quien asegura que la elevada implantación en Vila de la Administración electrónica ha «sorprendido» a concejales de ciudades de mayor tamaño e incluso a expertos de las grandes empresas de las telecomunicaciones: «Ayuntamientos más grandes, como el de Palma, no hacen cosas que ya hacemos nosotros», asegura Molina.
Todo este proceso tiene otra consecuencia positiva para los ciudadanos, y es que permite aumentar la transparencia de las instituciones, porque gracias a internet también resulta más accesible. Vila fue «el primer Ayuntamiento de la isla y de los primeros de Balears» en presentar su portal de transparencia, que va mucho más allá de los mínimos que fija la ley estatal. De hecho, se cumplen 66 de los 80 ítems que valora la ONG Transparencia Internacional (la ley estatal solo obliga a cumplir 28) y, sobre otros siete puntos en los que la ONG tenía dudas, «se les ha informado de cómo da esa información el Ayuntamiento», insiste Molina.
