Es lunes y en el pabellón número 9 de Ifema hace un frío del carajo. Nada que ver con la calefacción modo tropical que imperará desde hoy y hasta el domingo. Ésa que permite que por las calles de la feria desfilen misses en tirantes, garotas en tanga y vikingos con las canillas al aire. «Las puertas de los pabellones, que son portones enormes, están abiertas», comenta Sánchez, gerente de la Fundación de Promoción Turística de Ibiza, que destaca que el trabajo para este evento comienza mucho antes, incluso, del montaje del estand. «En julio ya empiezas a pagar las cuotas por el suelo, los metros cuadrados que ocupas», explica. El espacio se sortea cada cuatro años. Y este año tocará. «Primero eligen las comunidades autónomas y luego los demás en un orden que tiene en cuenta los metros y la antigüedad», detalla. En el último sorteo, Ibiza fue la primera de su grupo (después de Balears, obviamente) en escoger. Se paga el suelo, pero también los extras: agua corriente, desagüe, wifi, cosas que se quieran colgar del techo, electricidad en función de la potencia?
Para el montaje del estand se contrata a una empresa, que se selecciona mediante un concurso público. «Hay dos sobres, uno con el diseño en el que se puntúa lo bonito y lo funcional que es. Y un segundo sobre con las cuestiones económicas», explica Sánchez mientras ella y Rodríguez, acabada la primera jornada de preparativos, continúan trabajando en la «oficina» que se han montado en la habitación del hotel.
El concurso se celebra en otoño, unos meses antes de que comience la feria, y tratan siempre de detallar perfectamente todo lo que quieren para evitar «sorpresas» en los diseños. «Alguna vez nos han presentado cosas horrorosas», reconoce la gerente, que suele llegar, con otra persona, al lugar de la feria dos días antes de que ésta comience. En el caso de Fitur, el lunes. Para la World Travel Market, de Londres, el viernes antes: «Esa feria comienza en lunes, así que hay que llegar el último día laborable para asegurarte de que todo esté bien».
El lunes, nada más aterrizar en Madrid, ambas se dirigieron a Ifema a ver «las gráficas». Es decir, los elementos gráficos que se colocan en el estand, para asegurarse de que no había ninguna errata. A ellas ya no les sorprende el aspecto que presenta el recinto de ferias en ese momento. Un erial. Pero sí a los estudiantes de Turismo que acuden a estos eventos para atender el mostrador de información. «Cuando llegan, y eso que ellos ya lo ven a medio montar, siempre te preguntan '¿esto va a estar listo mañana?'. Les cuesta creérselo», comenta, riendo Sánchez. En esos dos días previos a la feria, además de supervisar que está todo y que todo está como toca y de estar pendientes del montaje del estand, también les toca gestionar acreditaciones de último momento a personas que se habían olvidado de ello, localizar el material perdido entre los miles de palets que llegan al recinto de Ifema esos días? «Comprobar que todo funciona: pantallas, micrófonos, internet, los vídeos se prueban todos? Y solventar los problemas que van surgiendo», añade.
Buena parte de su trabajo el día antes de la feria es abrir todas las cajas y colocar el material donde toca. Este año, hasta la feria, han llegado seis palets llenos. Unas 120 cajas de folletos y cerca de 80 con otro tipo de material. Y eso que, tras años de experiencia en ferias, Sánchez ya ajusta mucho el material para intentar que sobre lo menos posible. Porque lo que no se distribuya en la feria hay que recogerlo y devolverlo. Más trabajo. Así que Sánchez y Rodríguez pasan la mañana del martes abriendo cajas, colocando folletos y material informativo donde corresponde: «Si es del Consell en el mostrador; si es de los ayuntamientos o de empresas, en sus mesas y si es material para las degustaciones, en su zona». Intentan colocar lo máximo posible en el exterior del estand, para tratar de ahorrar espacio en el almacén, que siempre acaba quedándose pequeño. Allí se coloca, en cajas en las que han escrito qué contienen, todo lo que no cabe en expositores, mostradores y mesas. «Acabamos muy cansadas. Siempre bromeamos diciendo que cuando empieza la feria nosotras estamos ya destrozadas», comenta. «Es mucho trabajo, pero también muchos nervios. Son días intensitos», continúa.
Los nervios y la tensión continúan durante los dos primeros días de feria. Aunque se ha probado todo, siempre puede pasar algo. Además, son los días fuertes de presentaciones y con mayor presencia política. Y eso se nota. «Viernes, sábado y domingo ya es otra cosa. Lo que se tenía que romper ya se ha roto y lo que tenía que fallar ya ha fallado», justifica. Las preocupaciones, esos días, con la feria abierta al público general, ya es otra: atender a quienes se acercan de la mejor forma posible y lidiar con quienes acuden al mostrador preguntando qué «regalitos» tienen en Ibiza. «Muchos se acercan y te dicen: ¿Qué tienes para mi nieto?», explica, riéndose, sin dejar, ni ella ni Erika, de estar pendientes de sus ordenadores. Y es que el trabajo no acaba cuando se sale del recinto de Ifema. Ni los días de feria ni los previos. «Hoy [por el lunes] hemos comido a las cinco de la tarde, en un sitio que hay delante del hotel, antes de ponernos en la oficina que hemos montado en la habitación», explica.
Esas horas postferia las dedican a resolver asuntos de otros eventos -«estás en Fitur, pero el mundo no se para y tienes que atender a todo lo demás», indica Sánchez- o también temas de la propia feria. Algunos previstos, como meter en el sistema todos los contactos que han hecho durante el día y de los que se han quedado las tarjetas y enviarles el material específico que les han pedido. Pero también imprevistos. No es raro tener que buscar una tienda abierta a las tantas de la noche para comprar más vajilla desechable para las degustaciones porque se les ha acabado o, incluso, buscar coles en los supermercados para los platos que hay que preparar el día siguiente. Cada vez que alguien le dice eso de «qué bien, que os vais de viaje» Carmen Sánchez respira hondo y cuenta hasta diez antes de contestar.
El último día, confiesa, están más relajadas. El domingo, unas horas antes de que la feria cierre sus puertas, empiezan, disimuladamente, a recoger el estand. Para intentar no acabar a las tantas de la noche. Aunque de desmontar el espacio se encarga la empresa contratada, recoger es cosa suya. Esas últimas horas, en las que están ya de retirada, las duendes de Ibiza en Fitur se permiten, incluso, ponerse unos zapatos algo más cómodos.
