Las nuevas obligaciones legales para fabricantes y usuarios de software de facturación

Jorge Morell Ramos Derecho

Jorge Morell Ramos Derecho

Jorge Morell Ramos

Jorge Morell Ramos

El pasado mes de julio se publicó la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior.

Entre las muchas medidas que la misma establece para luchar contra el fraude fiscal y prevenirlo, se añade una modificación de la Ley General Tributaria, concretamente la nueva letra j) del artículo 29.2.

Según la misma, los productores, comercializadores y usuarios de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Además, mediante un reglamento (todavía no disponible) se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.

O lo que es lo mismo, que el software para llevar la contabilidad y facturación no debe permitir tener un doble uso, con unas cuentas en blanco y otras en negro. Esa obligación afecta tanto a los que producen ese tipo de software, como a los que lo comercializan en nombre de otro pero también a los usuarios del mismo, que no pueden usar programas de contabilidad, facturación o gestión que permitan ese tipo de usos fraudulentos.

Quien incumpla dicha obligación puede tener que hacer frente a una nueva infracción tributaria de hasta 150.000 euros, ya sea por la fabricación, producción, comercialización o incluso uso de sistemas que no cumplan estos requisitos.

Esta nueva obligación entre en vigor el 11 de octubre de 2021 y está generando no pocas dudas.

Para empezar, ¿a quién afecta? A los fabricantes, vendedores y usuarios de software para llevar la contabilidad, facturación o gestión de actividades económicas. Por tanto, afectaría desde al típico programa informático de facturación a incluso los ERPs, como sistemas de planificación de recursos empresariales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y distribución de una compañía.

¿Qué implica? Que los fabricantes, vendedores y usuarios de ese tipo de programas informáticos estarían cometiendo una infracción tributaria si usan ese software de forma que permita llevar contabilidades distintas en los términos que fija la Ley General Tributaria. Concretamente, se cometerá una infracción si se fabrica, vende o usa software que:

  1. Permita no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
  2. Permita registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
  3. Posibilite alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;
  4. Facilite incumplir con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por la Administración Tributaria;
  5. Cuando esos programas no se certifiquen, estando obligados;
  6. Cuando alguien use esos programas informáticos sin ajustarse a lo establecido en la nueva ley general tributaria, sin estar debidamente certificados o habiéndose modificado los dispositivos certificados.

Por otro lado, ¿Cómo y dónde debe realizarse la certificación de esos programas? En cuanto a la obligación de certificación o registro/alta del software, en verdad está previsto que así sea pero aún no se ha desarrollado reglamentariamente el cómo ni frente a quién.

De hecho, el propio Consejo de Estado ya advirtió en 2020 que la regulación que ahora entrará en vigor necesita como complemento indispensable de un desarrollo reglamentario en el que se incluyan las especificaciones técnicas correspondientes e incluso, las cuestiones relativas a la homologación y certificación de tales sistemas y programas. Sin embargo, dicho reglamento aún no ha sido desarrollado.

Con lo cual, aunque en el futuro será necesaria una certificación que acredite que se cumple con la nueva normativa, será necesario esperar a la publicación de un reglamento que contemple los requisitos necesarios.

En todo caso y aunque no se han publicado todavía especificaciones técnicas que aclaren los requisitos a cumplir y el proceso de certificación, sí que existen ya algunas para la digitalización certificada, con la que tiene aspectos comunes y que podrían servir de base para el nuevo reglamento.

En resumen, tanto los que fabrican, venden o usan software para facturación, contabilidad o gestión de recursos económicos, tienen desde ya toda una nueva serie de obligaciones que cumplir y deben estar atentos en el futuro a las normas publicadas a efectos del proceso de certificación que seguramente les obligará.