Dentro de unos meses, o de unos años, la imagen de los pasillos, despachos y oficinas de los juzgados de Ibiza repletos de expedientes que se amontonan en mesas, estantes o en el mismo suelo, dejará de ser habitual gracias a la implantación del expediente digital, una medida que busca acercarse lo máximo posible al «papel cero» en las instancias judiciales y que permitirá una mayor agilidad de los trámites. Eso será, no obstante, cuando esté del todo implantado, pues, por ahora, el proceso no está exento de problemas y supone una mayor carga de trabajo a los funcionarios, que se ven obligados a escanear toda la documentación que les llega aún en papel.
«Todo cambio y toda adaptación a una nueva herramienta informática necesita un periodo de adaptación y cuesta un poco, pero pasado un tiempo no querremos volver a lo de antes, aunque los primeros meses sean duros, y especialmente en verano», afirma la secretaria de coordinadora del Tribunal Superior de Justicia de Balears (TSJB) en Pitiusas y en Menorca, Josefa Juan Marí, quien aunque reconoce que «nunca habrá papel cero», asegura que este «se reducirá».
Para Juan Marí, los beneficios de la implantación de la Justicia digital, que supone tramitar de forma electrónica los procedimientos judiciales, están claros. Por una parte, supondrá reducir el papel; por otra, agilizar el procedimiento y, en tercer lugar, permitirá ahorrar en gastos de taxis para desplazar los documentos de una sede judicial a otra, y en tiempo del personal que reparte los expedientes por las distintas instancias. «Cuando todo funcione será más rápido. Se presentará todo por vía telemática en vez de tener que ir del juzgado al decanato, trasladar el expediente en taxi a Fiscalía al Cetis -tenemos un taxi cada día haciendo esto-», comenta la secretaria coordinadora a modo de ejemplo.
Implantación progresiva
Esta implantación se está llevando a cabo de manera progresiva en todo el país y en el caso de Balears, el primer partido judicial en el que se puso en marcha fue Eivissa, donde empezó a funcionar el pasado 5 de mayo.
Así, a través del sistema LexNet se realizan todos los trámites, si bien el primer obstáculo reside en que no todos los agentes que se relacionan con la Administración de Justicia pueden acceder a él. «No todos los operadores jurídicos tienen acceso a todos los programas informáticos, como el Ministerio Fiscal, que tienen un programa diferente», indican fuentes judiciales, que agregan que eso impide que actualmente se pueda dejar de usar papel. «Hoy por hoy es imposible», apostillan.
Y es que solo funcionarios, letrados de la Administración de Justicia (la figura antes denominada secretarios judiciales) y los jueces y magistrados trabajan con este sistema en la sede judicial, además de abogados y procuradores, que lo utilizan en sus despachos profesionales si así lo desean, pues alguno reconoce que no se lo ha instalado y otros lo tienen descargado pero no saben aún cómo utilizarlo.
Sin embargo, en el caso de asuntos penales, ni la Fiscalía -que sí lo tiene implantado en el ámbito civil- ni la Guardia Civil o las policías Nacional o local pueden acceder a LexNet, lo que supone que los atestados siguen llegando en papel, igual que los escritos que envía la acusación pública y todo lo que a ella hay que notificarle.
Eso supone que en los juzgados de Instrucción, principalmente, se deba escanear toda la documentación para incluirla en el expediente digital. O imprimir para dar traslado al Ministerio Fiscal. «Los escáneres están echando humo. Porque sí que es muy bonito tenerlo todo aquí [en el ordenador], pero eso lo tiene que hacer alguien», destacan desde un juzgado de lo Penal.
Precisamente el delegado de Justicia del CSIF, Sabino Aramburu, critica esta sobrecarga de trabajo, y más en plena temporada turística en Eivissa. «Todo debe ser escaneado por los compañeros, con el tiempo que se pierde; puede llevar horas hacerlo», afirma y añade que además mientras alguien hace esa digitalización, nadie saca adelante su trabajo pendiente, con la consiguiente ralentización del proceso.
Esto no ocurre solo con los atestados o los escritos de Fiscalía, también con la documentación que llega de los servicios sanitarios, los peritos, el médico forense -a quien se le debe pasar el expediente en papel para que pueda informar, lo que supone tener que imprimirlo- o de los propios ciudadanos.
«Dentro de unos años [la Justicia digital] irá bien, ahora, no», apostilla Aramburu, una opinión bastante generalizada entre todas las fuentes consultadas.
1 de enero de 2017
Desde Fiscalía explican que el día 1 de enero de 2017 está previsto que se incorporen al sistema tanto el Ministerio Público como las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado, lo que mejorará la situación.
Mientras, los representantes de la acusación pública tan solo pueden ver los expedientes con un visor, pero no trabajar en ellos. Eso sí, pueden verlos desde el momento en que los dan de alta «como intervinientes» en el procedimiento. Según las citadas fuentes, al principio les ocurría que desde los juzgados se olvidaban de incluirlos y no podían ver nada, si bien esto ya se ha corregido. Eso sí, puntualizan que solo pueden ver lo que se ha introducido a partir del momento en que ellos tienen acceso, no todo lo anterior.
Eso se debe a que el sistema que ellos utilizan es distinto al que se emplea en los juzgados, si bien agregan que en civil sí utilizan ya LexNet. Además, comentan que el problema ahora es que no saben lo que está en papel -además de todo lo anterior al 5 de mayo, que seguirá así- y lo que está digitalizado. «Es un caos saber qué resoluciones están en papel, qué en LexNet», agregan.
Asimismo, comentan que puede haber documentos que no sea posible escanear: «Imagina un delito societario con una documental de 3.000 mil folios, eso no se podrá escanear». Y aseguran que en el ámbito civil, las demandas de mucho volumen no son admitidas por el sistema.
En los juicios ya no habrá expedientes sobre las mesas, como se ven hasta ahora. foto: V. Marí
Sin firma digital
No son estos todos los problemas. Y es que, como no se ha previsto por el momento un método para la firma digital de los documentos por parte de ciudadanos particulares o de abogados en la sede judicial, -los magistrados y letrados de la Administración de Justicia sí cuentan con un certificado digital-, al realizar las comparecencias y las declaraciones, como deben firmarlas, hay que imprimir los documentos y a continuación escanearlos. Eso supone que la tramitación es «más lenta», señalan desde Fiscalía.
No ocurre solo con las comparecencias; también con los requerimientos - que pueden ser, por ejemplo, para aportar documentación, para designar domicilio, para una orden de alejamiento...-, que deben ser firmados por la persona en papel.
En este sentido, Juan Marí explica que será necesario legislar cómo se realiza el tema de la firma digital, si a través del DNI electrónico, que puede ser una posibilidad, o cómo. Afirma que, de hacerlo así el problema sería para las personas que no tienen documentación o para los extranjeros, que en Ibiza es una parte importante de la población, sobre todo durante la temporada turística.
Otra cuestión que apunta la secretaria coordinadora es que la población en general, cuando no dispone de abogado o procurador, tiene el derecho de relacionarse con la administración de Justicia vía digital, pero no la obligación. «Por eso el papel cero no podrá ser nunca», apostilla, que agrega además que lo anterior al 5 de mayo que nació en papel morirá también en papel. No se escaneará, por lo que otras fuentes señalan que tardarán «años» en «limpiar» la sede judicial. Y es que hay todavía expedientes de incluso hace más de 20 años.
Además, la documentación original que se ha aportado y es escaneada queda en un «miniexpediente» denominado «legajo». «Este por ejemplo es un cuarto de expediente de lo que tenía yo antes», apuntan fuentes judiciales mostrando uno. Más adelante habrá qué ver qué se hace con toda esa documentación. Aquí se incluyen documentos o actas con la firma original de alguien, actas de derechos, declaraciones, escritos de Fiscalía, entre otros.
Al margen de todo esto relativo a la tramitación de las causas, está el momento de celebrar el juicio oral, donde hasta ahora es habitual ver a todas las partes manejando folios y carpetas sobre sus mesas. Con el expediente digital, las partes contarán con un ordenador en el que ir consultando el expediente, con el que todavía no cuentan. Lo que sí hay en las salas son proyectores en el que se podrán exhibir los documentos necesarios, si bien fuentes judiciales dicen que algunos no funcionan aún. «Hay una pantalla y una preinstalación», señalan.
La secretaria coordinadora reconoce que hay «mucho en estudio» todavía, pero confía en que se vaya resolviendo. Para ella, a partir del 1 de enero -cuando entran Fiscalía y fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado-, supondrá un «cambio importante». «La idea es buena y cuando funcione todo será genial, pero de momento hay muchos flecos», opinan fuentes judiciales. «A mí me gusta el nuevo sistema, es cómodo», agregan desde Fiscalía.
Importancia de la formación
No obstante, Juan Marí, al igual que Aramburu, hace hincapié en la importancia de la «formación continuada» de los trabajadores ante los nuevas modificaciones que se van introduciendo. «Debemos insistir en que se haga», subraya la secretaria coordinadora, que agrega que como los programas «evolucionan rápido» es importante que el personal esté al día de todo.
Por su parte, Aramburu cree que la formación debe ser «presencial, progresiva y perdurable en el tiempo» y destaca que no se trata, como ha ocurrido, de que dos compañeros se formen en Madrid y luego actúen de «profesores» para las consultas del resto, sino de que todos tengan acceso a la misma. «Porque si ese compañero es requerido por el resto, ¿qué pasa? ¿deja su trabajo?», se pregunta.
A Aramburu le parece «fantástico» todo lo que sea «avanzar en el desarrollo de la Justicia». «Pero que no nos metan las cosas con cuña y pretendan solucionar la papeleta en una semana. Todos los cambios, y más en una administración como Justicia, que es obsoleta, tienen que ser progresivos», concluye.
